手紙の構造

手紙の構造メールの普及に伴い、プライベート・ビジネスシーンともに手紙を書く機会が少なくなっています。
けれど、何か重要なことを知らせるとき、お礼やお詫びをする際など、手紙は相手に真心を伝えるための大事な手段になります。
手紙にもビジネスマナーがありますが、その前に手紙そのものについて説明していきましょう。

手紙の基本的な構造

仕事上で書く手紙にも、プライベートの手紙にも基本的な構造というものがあります。特に、仕事上の手紙では、様々な決まりがあって、その決まりを守ることが重要視されます。
手紙の構造は大きく前文、主文、末文、後付に分けられています。これらは、ビジネスマナーにもつながっていくので、注意して見ていきましょう。

・前文（手紙の書き始めの部分）

頭語
拝啓、謹啓、前略、拝復など

時候の挨拶
「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など

安否
「お元気でいらっしゃいますか」
「私も元気に過ごしております」など

お礼・お詫び
「ご無沙汰ばかりで申し訳ございません」など

・主文 (本題の部分)

起語
さて、このたびは、実は

本文
用件、用事

・末文 (主文を締めくくり、内容の要点をまとめ、結びの挨拶をする部分)

結びの言葉
「とりあえずご報告まで」 「お返事をお待ちしております」

結語
敬具、謹言、早々、不一など

・後付 (いつ、誰が、誰に書いたのかを示す部分)

日付
平成○○年○月○日

署名
差出人氏名

宛名
個人：○○様
教師・芸術家・医師：○○先生
会社・団体：○○御中
不特定多数：○○各位

頭語・結語、時候の挨拶

ここに手紙に必要な頭語と結語、挨拶文の一覧を載せておきます。これも重要なビジネスマナーの一つです。手紙を書くときの参考にしてくださいね。
ちなみに、年賀状や寒中見舞い、暑中見舞い、残暑見舞いなど季節の挨拶、それから弔事の手紙や詫び状、抗議文などに頭語・結語は必要ありません。また、女性の場合は、例えば「お手紙ありがとうございます」などの一文から始まり、結語は「かしこ」を使うのが一般的です。
さらに、時候の挨拶は、あくまでもほんの一例です。四季折々に自分が感じたことを加えるといいでしょう。

・頭語
一般的な発信→→→→→→拝啓・拝呈・啓上・一筆啓上
一般的な返信→→→→→→拝復・復啓・敬復
あらたまった発信→→→→謹啓・謹呈・恭啓
あらたまった返信→→→→謹復・謹答
前文を省略する場合→→→前略・冠省・冠略・略啓
急用の場合→→→→→→→急啓・急呈・急白

・結語　　　　　　　　　
一般的な発信→→→→→→敬具・拝具・敬白
一般的な返信→→→→→→拝答・敬具・敬答
あらたまった発信→→→→謹白・謹言
あらたまった返信→→→→謹言・敬答
前文を省略する場合→→→草々・不一・不備
急用の場合→→→→→→→草々・不一・不尽

時候の挨拶

1月
新春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
例年になく暖かい今日この頃ですが、ご健勝のこととお喜び申し上げます。

2月
立春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
梅香るの候、皆様にはご清栄のこととお喜び申し上げます。

3月
めっきり春らしくなってきましたが、いかがお過ごしでしょうか。
花桃の蕾も膨らんできましたが、皆様にはご健勝のほどお喜び申し上げます

4月
陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
春光うららかな今日この頃、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます。

5月
新緑の候、皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
若葉の候、ますますご発展のほどお喜び申し上げます。

6月
初夏の候、ますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。
梅雨の折から、皆様にはますますご健勝のことと存じます。

7月
初夏の候、ますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。
真夏日がつづき、軒先の朝顔もぐったりしています。

8月
残暑厳しいおりから、皆様ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
入道雲の白さが目にまぶしい季節です。

9月
初秋の候、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます。
朝夕は涼しくなってきましたが、皆様にはお変わりなく何よりに存じます。

10月
虫の声が秋を思わせる季節になりました。
秋涼の候、ますますご清栄のことと存じます。

11月
初冬の候、皆様にはお変わりございませんでしょうか。
晩秋の候、ますますご繁盛のほどお喜び存じます。

12月
歳末ご多忙のおり、ますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。

手紙と「はがき」の違い

これまで手紙の構造を紹介してきましたが、手紙の他に、「はがき」にも書き方のマナーがあります。
仕事上でも手紙ではなく、「はがき」を出すこともありますよね。「たかが、はがき……」と思っても、受け取った側はアナタのビジネスマナーをちゃんと 見ています。
「はがき」は略式になるため、書く内容もある程度限られるため、より一層マナーに気をつけ、要点をわかりやすく書くようにしましょ う。
「はがき」の書き方を含めた手紙のビジネスマナーについては、ビジネスレターの書き方のページで詳しく説明していきます。


ビジネスレターの書き方

名刺の扱い方と管理みなさんは、ビジネスレターを書いたことがありますか？仕事をミスなく進めていくためには、ビジネスレターも重要なウエイトを占めます。もちろん、書くときにはビジネスマナーを気にしなければなりません。
ここでは、ビジネスレターの書き方のコツを紹介していきます！

ビジネスレターの種類

ビジネスレターの種類は大きく、社内文書と社外文書に分けられます。さらに、例えば社内文書には案内状、社外文書にはお礼状、お詫び状などが含まれます。
社内文書と社外文書については、次の項目で説明するので、ここでは案内状、お礼状、お詫び状の書き方についてお話しします。

・案内状
会合や何かの行事の開催などを知らせる案内状は、ひと目見てすぐ内容がわかるように、必ずタイトルと付けるようにしましょう。
あとは前文、主文、末文、そして別記の順に書きましょう。別記とは、詳しい日時や場所を分かりやすく箇条書きにしたものです。
また、目印や近くの建物などの名前を書き込んだ地図なども付けるといいですね。

・お礼状
厚意を受けたときや、お中元・お歳暮をいただいたときは、できるだけ早くお礼状を出すのがビジネスマナーになります。
「前略」「早々」を使うのは避け、文末は「取り急ぎお礼まで」などとするのがいいでしょう。

・お詫び状
仕事上で、お詫び状を出さなければいけないこともあります。
手紙の構造のページでも触れているように、お詫び状に時候の挨拶は必要ありません。「拝啓」と「敬具」を使います。
併せて、原因や再発防止に努めることなども書いてください。また、お詫び状は「手書き＋縦書き」にするのがビジネスマナーです。

社内・社外文書の基本的な書き方

次は、社内文書と社外文書の書き方のポイントをそれぞれ説明します。社内文書は、社員に向けて何らかのお知らせをするもの。
一方、社外文書は会社を代表するものなので、特にビジネスマナーを意識して書かなければなりません。

社内文書の場合
・文書番号と発信日を右揃えにして書きます。
・宛名を左揃えにして書きますが、場合によっては役職名だけでいい場合もあります。
・発信者名を右揃えにして書きますが、宛名同様、場合によっては役職名だけでいい場合もあります。
・1行空けて、タイトルを中央揃えにして書きましょう。文字を大きくしたり、太字にしたり、下線を引くことで内容がひと目で分かるようにします。
・1行空けて、本文を書き始めましょう。用件は簡潔にまとめてください。
・次は2行ほど空けて、別記になります。内容は箇条書きにしましょう。
・右揃えで「以上」と書きましょう。そして、1行空けて担当者名を書きます。

社外文書の場合
・文書番号と発信日を右揃えにして書きましょう。
・宛名は略さず、左揃えにして会社・団体名から個人名まで書きましょう。また、受信者名には敬称を付けましょう。
・発信者名も宛名同様、略さずに全て正式な表記にします。さらに、住所や電話番号、FAX番号なども書き添えておくといいでしょう。
・一行空けて、タイトルを中央揃えにして書きます。文字を大きくしたり、太字にしたり、下線を引くことで文書の内容がわかりやすくなります。
・また一行空けて、「拝啓」と書きます。その後、時候の挨拶と本文がきます。用件は簡潔にまとめましょう。改行し、右揃えにして「敬具」と書きます。
・次は1行空けて、別記になります。内容は箇条書きにしましょう。
・担当者名を先に書き、改行して「以上」と書きましょう。なお、両方右揃えにしてください。

漢字の使いすぎは駄目

どんな文書を作成するときも、相手が読みやすくて分かりやすい文章になるよう、心がけなければなりません。自動変換されるからといって何でもかんでも漢字にしてしまうと、かえって読みにくい文章になってしまいます。
ビジネスレターは自分だけが内容を把握できればいいというものではないので、漢字とひらがなのバランスを考えて書くことが大事です。重要書類などで一定の形式を重んじる場合以外は、ほどよい感じに漢字を使いましょう。
ですが、あまり気にしすぎても、今度はひらがなが増えて不自然な文章になってしまうこともあるので、注意しなければなりません。

封書・「はがき」の宛名

ビジネスレター(主に社外文書)の表書きについて、説明しましょう。社外文書の表書きは、受取人が真っ先に見るものです。
ということは、そこから差出人のビジネスマナーも判明するということです。表書きを書き終わるまで気を抜かないようにしましょう！

・住所
郵便番号の小枠右側2つの真ん中に合わせて書くと、バランスがとれます。
目上の人や取引先で他都道府県の住所へ送るときは、都道府県名から書きます。数字を書くときは縦書きの場合、漢数字を使います。

・ビル名・社名
住所の文字よりひと回り小さい文字で、住所より少し下の位置から書き始めます。
ビル名やマンション名が分かる場合は、それも書きます。

・肩書き・敬称
肩書きは社会的地位、敬称は差出人からみて相手がどういった関係なのかをあらわしています。
会社などの個人には、名前だけに「様」を付けます。会社の部署などの場合は、部署名だけに「御中」を付けます。